Responsabilités du poste

RGL (50%) :

• Centralisation et contrôle des demandes de mise en paiement et transmission à la régie de Shanghai
• Gestion de la facilité de caisse pour les menues dépenses ou les paiements exceptionnels d’urgence
• Gestion des fournisseurs locaux : mise à jour annuelle des listes d’hôtels, d’interpètes et des fournitures bureau
• Relation avec l’équipe de gestion de l’ambassade : SAFU, réservation de salles, valise diplomatique
• Coordination avec les filières de l’utilisation du véhicule de service et de la salle de réunion sous l’agenda partagé
• Transmission des nouvelles procédures communiquées par le pôle Contrôle de gestion
• Aide à la gestion des congés de l’équipe du bureau : copie systématique aux RGL des demandes de congés
• Accueil des visiteurs pour la direction et par défaut
• Le cas échéant, interprétariat

Gestion des connaissance (50%) :

• Accompagnement de la direction dans la mise en place d’une stratégie de gestion des connaissances et d’intelligence économique
• Gestion des bases de données informatives
• Création d’un centre de documentation
• Création d’une bibliothèque grise virtuelle
• Partage de liens utiles
• Veille microéconomique dans la presse chinoise
• Appui à l’équipe éditoriale et réglementaire

Responsabilités additionnelles transverses :

• Contact VIE
• Gestion administrative des VIE

 Compétences et qualités

• Bon niveau de français oral et rédactionnel
• Bonne maîtrise des outils bureautique, notamment Word, Excel et Powerpoint.
• Autonomie et capacité d’initiative
• Organisation et flexibilité
• Sens du contact et forte capacité à travailler en équipe
• Approche comptable appréciée